Basis jeder Personalentscheidung

Das Anforderungsprofil - Ein Navigationssystem zum Ziel

"Extra noch ein Anforderungsprofil erstellen? Lohnt sich das denn?" Fragen, die wir zum Thema Personalauswahl immer wieder hören. Die Antwort ist. "Ja! Um Kosten, Aufwand und Ärger zu sparen!" Die genaue Kenntnis über die Anforderungen, die mit einer Stelle oder Aufgabe verbunden sind, ist die Grundlage für eine erfolgreiche und professionelle Personalauswahl.

Bevor Sie eine Stelle neu besetzen, sollten Sie sich klar darüber werden, was exakt Sie suchen. Nur so werden Sie die richtige Entscheidung treffen können.
Umso differenzierter und realistischer Sie die notwendigen Anforderungskriterien an die Stelle entwickeln, umso größer ist die Wahrscheinlichkeit die Stelle optimal zu besetzen. Die Anforderungen an eine Stelle, sind jene Qualifikationen (fachlich sowie persönlich), die ein erfolgreicher Stelleninhaber aufweisen muss. Ein sorgfältiges Erarbeiten dieser Anforderungen setzt voraus, dass alle erfolgskritischen Aufgaben zusammengetragen werden, um genau bestimmen zu können, welche fachliche Qualifikation und welche Verhaltenskompetenz ein Bewerber erfüllen muss um die Stelle bestmöglich auszufüllen. Stellen Sie sich dazu folgende Fragen:

• Was muss die Stelle in erster Linie erfüllen? Kernaufgaben
• Welche Situationen sind erfolgsentscheidend?
• Welche Erwartungen an die Stelle haben Vorgesetzte / interne und oder externe Kunden?
• Welche Erwartungen hat das Unternehmen an die Stelle für die Zukunft?
• Welche Fähigkeiten machen letztlich den Erfolg aus?
• In welchen Fähigkeiten unterscheiden sich erfolgreiche von weniger erfolgreichen Stelleninhabern besonders?
• Unterscheiden Sie zwischen Muss- und Kann-Kriterien.

Wir haben die Tendenz zu viele sogenannte Muss-Kriterien (KO-Kriterien) die der Bewerber mitbringen muss, festzulegen. Die Konsequenz ist, dass wir keinen geeigneten Bewerber finden werden. Dies führt in der Praxis unweigerlich dazu, dass wir meist unüberlegt und spontan Kompromisse oder Abstriche, mit möglicherweise fatalen Auswirkungen, machen.
Kompromisse können dort eingegangen werden, bzw. Anforderungskriterien können als „Kann-Kriterien“ (Nice to have) definieren, wo wir davon ausgehen können, dass der Bewerber durch Schulungen, Seminare und Trainings weiterqualifiziert werden kann.
Dazu stellt sich uns jedoch die Frage, welche Fähigkeiten überhaupt trainierbar sind und welche nicht? Fachliche Qualifikationen wie z.B. PC-Kenntnisse oder Produktwissen sind im Rahmen von Fortbildungsmaßnahmen sicher zu erwerben. Wie aber verhält es sich mit anderen Qualifikationen? Ein Verkäufer kann sicher in Trainings lernen auf Kunden zuzugehen, ihnen das Produkt zu erklären und kundenorientiert zu agieren.
Kann er aber auch lernen den Kunden zu begeistern? Eine vertrauensvolle Kundenbeziehung herzustellen? Kann er die Fähigkeit erlernen, die einen erfolgreichen Verkäufer u.a. ausmacht? Wahrscheinlich nicht. Und wenn in einem sehr begrenzten Rahmen. Die Erstellung eines Anforderungsprofiles verläuft nach folgenden Schritten:

1. Beschreibung der wirklich wichtigen Aufgaben (sind erfolgskritisch)
2. Beschreibung des besonders erfolgreichen Verhaltens
3. Anforderungskriterien ableiten (welche Fähigkeiten werden für das Verhalten benötigt)
4. Anforderungskriterien gewichten (mind. Muss- und Kann-Kriterien)
5. Schwerpunkte im Auswahlgespräch setzten

Erst jetzt können Sie mit Bestimmtheit sagen, was genau Sie suchen. Und damit wissen Sie auch genau, was Sie bei den Bewerbern an Qualifikationen prüfen müssen bzw. welche Informationen über den Bewerber für Sie wichtig sind.
Sie haben also mit dem Entwickeln des Anforderungsprofils eine optimale Vorbereitung und ein zusätzliches Auswertungsinstrument für Ihre Einstellungsinterviews. Mit der Entwicklung eines differenzierten Anforderungsprofils kommen Sie zudem Ihrer Dokumentationspflicht des Auswahlprozesses jeden Bewerbers nach. Nach dem AGG muss eine Dokumentation jedes Auswahlgesprächs 3 Monate archiviert werden. Je klarer Ihr Anforderungsprofil ist, desto leichter können Sie AGG konforme Auswahlprozesse nachweisen und z.B. etwaige Benachteiligungen bei Nichteinstellung widerlegen. Aber auch in der Personalentwicklung ist das Anforderungsprofil die Grundlage z.B. für:

• Feedback und Beurteilung
• zur Planung und Durchführung von Qualifizierungsmaßnahmen
• zur Umbesetzung von Mitarbeitern

Tipps:

• Überprüfen Sie in wie weit Ihnen Stellenbeschreibungen bzw. Anforderungsprofile vorliegen.
• Inwieweit stimmen diese Profile mit der Realität tatsächlich überein?
• Werden die Anforderungsprofile als Grundlage für alle Auswahl- und Entwicklungsprozesse eingesetzt?
• Wie differenziert ist Ihre Vorstellung von den Aufgaben und notwendigen Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter?
• Entwickeln Sie Anforderungsprofile immer systematisch

Christina Seitter, Unternehmensberatung müllerschön