Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter wird bei vielen Retentions-Programmen vernachlässigt

Der demografische Wandel, Fachkräftemangel und die Generation Y verlangen ein fundamentales Umdenken in der Mitarbeiterführung. Mitarbeiter und Führungskräfte, die innerhalb des ersten Jahres die Firma wieder verlassen, treffen diese Entscheidung meist innerhalb der ersten Wochen. Viele Firmen investieren zwar viel Zeit und Geld in sogenannte Retentions –Programme, um Mitarbeiter aller hierarchischen Ebenen zu binden, verlieren dabei jedoch oft die Qualität des Einarbeitungsprogrammes aus den Augen. Bei der Personalauswahl bemühen sich Unternehmen noch sehr um die zukünftigen Mitarbeiter. Ist der Arbeitsvertrag aber unterschrieben, lässt das Interesse oft schnell nach. Ein folgenschwerer Fehler: Denn die Zeit zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem erstem Arbeitstag, bestimmt die spätere Motivation und die Identifikation mit dem Arbeitgeber stark mit.
Spüren die zukünftigen Mitarbeiter in dieser Zeit kein Interesse, wird damit die Basis für das spätere Engagement und das Verständnis für die Firmeninteressen gelegt. Besonders hochqualifizierte junge Mitarbeiter interessieren sich seit der Bankenkrise für mittelständische Arbeitgeber, die ihre Firmenwerte leben und die sich für die individuellen Interessen und Bedürfnisse der Mitarbeiter interessieren und auf diese eingehen.
Aktuell begünstigt der Fachkräftemangel die Möglichkeiten neuer Mitarbeiter, ganz selektiv die eigenen Interessen durchsetzen zu können. Und darauf muss eine Antwort gefunden werden.

Berufsstart oder Arbeitgeberwechsel ist Stress pur

Nicht nur für Berufsanfänger ist der Berufseinstieg, sondern jeder Arbeitergeberwechsel  mit ganz persönlichen Veränderungen verbunden. Das Aufgeben eines sicheren Arbeitsplatzes hat meist auch massive familiäre Konsequenzen. Z.B.: muss der Freundeskreis aufgegeben werden, die Kinder müssen in eine andere Schule integriert werden und viele Gewohnheiten können nicht mehr gelebt werden.
Bereits hierbei zeigt sich für die Neuen, ob sich der Arbeitgeber auch für ihn als Mensch mit seinen persönlichen Belangen interessiert und Unterstützung anbietet.
Die Firma selbst kann sich durch solche Maßnahmen von anderen Firmen unterscheiden und damit einen Baustein zur Mitarbeiterbindung legen. Retentions-Programme sehen meist eine intensive Kommunikation mit den bestehenden Mitarbeitern vor. Diese wichtige Aufgabe muss in den meisten Fällen auf diese Zielgruppe ausgeweitet werden. Die Kommunikation darf nicht erst mit dem ersten Arbeitstag beginnen. Grundsätzliche Zielsetzung eines gelungenen Onboarding-Prozesses muss sein:

• ein Zugehörigkeitsgefühl und eine gute Identifikation mit der Firma und deren Zielen aufzubauen
• Probleme, Frustrationen, Enttäuschungen tunlichst vermeiden um eine gute Motivation für die Arbeit und die Zusammenarbeit zu schaffen
• den neuen Mitarbeiter schnell zu einem leistungsfähigen Kollegen werden zu lassen
• die besonderen Fähigkeiten und Fertigkeiten der Firma schnell verfügbar zu machen

Je früher und intensiver es gelingt, mit dem Mitarbeiter eine Beziehung aufzubauen, desto mehr Vertrauen wird er entwickeln. So wird er im Vorfeld z.B. eher noch offene Fragen klären und die ihm entgegengebrachte Wertschätzung positiv zu schätzen wissen.
Das hier zugrunde liegende Prinzip wir im Folgenden deutlich:

• Wenig Informationen 

führen zu

• vielen Illusionen 

und dies wiederum zu

• vielen Enttäuschungen

Wenn es, oft aus Kapazitätsgründen, nicht möglich ist, diese Kommunikationsprozesse in Gang zu setzen, dann kann dies auch per eMails, entweder durch die HR-Abteilung oder durch die jeweils verantwortliche Führungskraft, geschehen. Möglichkeiten der Unterstützungen könnten sein:

• Auswahl der Umzugsfirma
• Auswahl geeigneter/möglicher Schulen,
• Wahl geeigneter Kindertagesstätten
• Suche einer Wohnung
• Bereitstellung der Adressen verschiedener Ämter (Einwohnermeldeamt / Landratsamt)
• Auch Einladungen zu internen Veranstaltungen
• Versenden der Mitarbeiterzeitung
• Mitteilung von wichtigen Veränderungen im Betrieb
• Versenden von Fahrplänen (Bus, Zug, S-Bahn)
• Informationen über Freizeitaktivitäten
• möglicherweise Hilfe bei der Entscheidung eines Hotels für die ersten Wochen bzw. Monate etc.

Sinnvoll ist es, eine Willkommensmappe vorzubereiten, in der die oben genannten Informationen enthalten sein können. Wichtig ist es außerdem, dass die/der Neue auch Informationen über den Ablauf der ersten Arbeitstage erthält. Somit kann er sich mindestens mental darauf vorbereiten.
Ebenso sinnvoll ist es, dem neuen Mitarbeiter vom gesamten Team einen Willkommensbrief zu schicken. Tipp Klären Sie mit Ihrem Team gemeinsam ab, welche Unterlagen / Informationen sinnvollerweise in eine Willkommensmappe gehören!

Investition in Mitarbeiter und Firmenimage

Diese Investition zahlt sich nicht nur direkt bei den neuen Mitarbeitern aus, sondern hat auch eine positive Außenwirkung.
Bei Berufsanfängern wirkt sich dies als positiver Multiplikator an den Schulen und Hochschulen aus. Regional erhöht sich die Wahrscheinlichkeit Bewerber über Empfehlungen zu erhalten. Außerdem werden seit einigen Jahren firmenübergreifende Wettbewerbe durchgeführt, die zum Ziel haben, die attraktivsten Arbeitgeber deutschland- bzw. weltweit zu identifizieren.
Eines der renomiertesten Certifizierungsinstitute, das CRF Institute mit Sitz in Holland, identifiziert auf der Grundlage internationaler Standards die Vorreiter im Hinblick auf vorbildliches Personalmanagement.
Um sich hierfür zu qualifizieren, müssen alle Teilnehmer die objektiven Bewertungsstandards in den Untersuchung übertreffen. Aktuell gehört u.A. folgende Betriebe oder Banken zu den Top-Arbeitgebern 2013:
(Die Analyseergebnisse können Sie jeweils unter dem Link einsehen) Bongrain Gruppe Deutschland mit Sitz in Wiesbadenhttp://www.toparbeitgeber.com/TopArbeitgeberDeutschland/.../BongrainGruppeDeutschland.aspxDZ BANK AG mit Sitz in Frankfurthttp://www.toparbeitgeber.com/TopArbeitgeberDeutschland/.../DZBANKAG.aspxGEZE GmbH mit Sitz in Leonberghttp://www.toparbeitgeber.com/TopArbeitgeberDeutschland/.../GEZEGmbH.aspxStill GmbH mit Sitz in Hamburghttp://www.toparbeitgeber.com/TopArbeitgeberDeutschland/.../STILLGmbH.aspxTipp Machen sie sich immer wieder bewusst, dass die weichen Faktoren im Kampf um die „Besten“, immer wichtiger werden!

Eine Checkliste für Vorgesetzte

Vorbereitung

• Mit dem Mitarbeiter vor Arbeitsbeginn schon in Kontakt kommen
• Genauer Einsatz des/der Neuen planen
• Arbeitsplatz vorbereiten
• Übrige Mitarbeiter/innen unterrichten
• Termin des Eintreffens vormerken, Zeit für die Begrüßung freihalten
• Geeignete Mitarbeiter/innen für Einarbeitungshilfen auswählen, informieren und zu Trainingskursen entsenden
• Lerngruppe zusammenstellen und technische Hilfen für die Lerngruppe ermöglichen

Begrüßen

• Über Werdegang, Interessen und Ziele unterhalten
• Überblick über Aufgaben der Abteilung geben
• Rolle der Arbeit des/der Neuen im Gesamtrahmen zeigen
• Eine klare Beschreibung der Arbeitsaufgabe geben
• Auf Möglichkeiten des Weiterkommens hinweisen

Informieren

• Wichtige Arbeitsregeln erläutern (nicht zu viele Einzelheiten auf einmal!)
• Die wichtigsten Sicherheitsvorschriften nennen
• Feststellen, ob er/sie alle Unterlagen hat, z.B. Arbeitsordnung
• Terminankündigung für die zentrale Einführungsinformation
• Terminankündigung für Sicherheitsbelehrung

Bekannt machen

• Mit dem unmittelbaren Vorgesetzten (Vorarbeiter usw.)
• Mit dem Mitarbeiter, der für seine/ihre Einarbeitung vorgesehen ist
• Veranlassen, dass er/sie mit den anderen Mitarbeitern bekannt gemacht wird
• Veranlassen, dass er/sie mit anderen Personen, mit denen er/sie zu tun hat, bekannt gemacht wird

Orientieren

• Veranlassen, dass er/sie gezeigt bekommt:
  Waschräume, Toiletten, Werkzeug- und Materialausgabe, Sanitätseinrichtungen, Erste Hilfe, Feuerlöscher usw., Kantine, Gemeinschaftsräume, Einrichtungen für die Belegschaft, Sonstiges.

Nachfassen

• Sich um den/die Neuen kümmern, nach seinen/ihren Erfahrungen fragen, ihm/ihr Anerkennung für seine/ihre Fortschritte zollen, ihn/sie zu Fragen ermutigen. Eingehende Aussprachen:
• nach 3 Tagen,
• nach 1 Woche,
• nach 4 Wochen,
• mindestens einmal monatlich.

Albrecht Müllerschön