Erfolgreich verhandeln

Deutschen Unternehmern gelingt es eher selten, in Verhandlungen ein wirklich gutes Ergebnis zu erzielen. Die Hauptprobleme: Sie sind nicht hart und konsequent genug, nehmen sich zu wenig Zeit und unterschätzen die Verhandlungsatmosphäre, was auf internationaler Ebene fatal sein kann. 

Frankfurt, März 2022: Das Ziel der Verhandlungsgruppe war: Die Forderung gegenüber dem Auftragnehmer kompromisslos durchzusetzen. Konkret bedeutete dies: Auf den vereinbarten Liefertermin zu bestehen, andernfalls eine Konventionalstrafe anzudrohen.  Doch es kam anders: Die Gegenpartei war gut vorbereitet und hatte schlagkräftige Argumente. Sie waren sogar in der Lage, den Aufraggeber davon zu überzeugen, dass die Auftragsbeschreibung (Pflichtenheft) nicht detailliert genug sei und der Auftraggeber dieses erst noch weiter spezifizieren müsse. Die Gegenpartei verstand es außerdem, die Atmosphäre so zu beeinflussen, dass die ursprünglichen Forderungen langsam dahin schmolzen. Interessant bzw. tragisch dabei war, dass der Auftraggeber zum einen mit der neuen Vereinbarung zufrieden nach Hause ging und gleichzeitig nicht bemerkte, wie die Verantwortungsverlagerung zu ihren Ungunsten ausfiel. Diese und ähnliche Situationen erlebe ich im Rahmen meiner Coachingtätigkeiten leider immer wieder. Bei der Analyse des Verhandlungsgeschickes der obigen Gegenpartei ließ sich beobachten, dass sie sich hochprofessionell verhalten haben. Und dies ist nur durch eine gute Vorbereitung, durch intensives Training mit gezieltem Feedback und differenzierten Analysen von Verhandlungssituationen möglich.

Tipps für eine gute Verhandlungsvorbereitung

• Wer ist mein Verhandlungspartner und sind wir mit deren nationalen Gepflogenheiten vertraut? 
• Was wollen / können wir erreichen? 
• Welche Interessen hat die andere Seite? 
• Welche Berührungspunkte gibt es? 
• Wie wollen wir argumentieren?
• Welche Einwände sind zu erwarten? Wie wollen wir diese entkräften?
• Welche Vorteile / Nutzen können wir bieten?
• Wo können wir Zugeständnisse machen? (Grundregel: Ein Entgegenkommen verlangt von der anderen Seite auch ein Entgegenkommen. Sei es auch nur marginal)
• Welche Druckmittel haben wir? 
• Wie gestalten wir die Atmosphäre?
• Wie ist die Rollenverteilung? (z.B.: Good Guy – Bad Guy)
• Welch Techniken setzen wir ein? Welche müssen wir noch trainieren?

Wichtige Tipps für eine gute Verhandlungsführung

• Verhandeln heißt: Interessen ausloten und ausgleichen (nicht: kämpfen)
• Stellen Sie besonders zu Beginn eine positive Atmosphäre her und nehmen sie sich Zeit! Dies gilt nicht nur für europäische Ländern, sondern ganz besonders auch in Asien und in den arabischen Ländern. In vielen Ländern wird eine sachliche Atmosphäre als mangelnde Wertschätzung verstanden und der Erfolg bliebe dann definitiv aus.
• Verhandeln Sie kontrolliert!
  (falsche Eindrücke, Missverständnisse, aber auch Leichtsinn vermeiden). Bemühen Sie sich um "selektive Offenheit" statt um ein "Pokerface" (Misstrauen schadet).
• Druckmittel einsetzen bzw. zurückweisen ohne Kampfgeschrei! Bleiben Sie hart und konsequent (nicht stur).
• Steuern Sie das Gespräch bewusst: Überblick bewahren, Ordnung anstreben, Unklares klären; Eskalationen vermeiden, Fragetechnik einsetzen statt selber "leerzulaufen".
• Heben Sie Gemeinsamkeiten hervor, zeigen Sie Optimismus, sich einigen zu können!
• Statt Bedingungen stellen: Gegebenheiten erläutern!
  (dies vermeidet Festfahren und fördert Einsicht).
• Begründen Sie Bewertungen mit Argumenten, nicht umgekehrt!
  („Der Termin lässt sich so nicht halten, weil unsere Kapazität im Moment überlastet ist“.
  Nicht: Unsere Kapazität ist im Moment überlastet, deshalb können wir den Termin nicht halten“.)
• Konzentrieren Sie sich auf die Sichtweise Ihres Partners! (am interessiertesten ist er daran, wie seine Vor- und Nachteile aussehen).
• Bevor Sie Bewertungen zurückweisen: Zuhören, Nachfragen, Prüfen
  (gut für Klima; Kompromissmöglichkeit sichtbar?). Verlangen Sie plausible Begründungen.
• Fordern Sie nicht unüberlegt (zu viel, zu wenig, zu früh sind schlecht),
  aber fordern Sie konsequent. Konfrontierende Gegenforderungen nur mit Augenmaß!
  (Gefahr des Festfahrens).
• Nicht gleich die Türe zuschlagen, wenn Sie ablehnen müssen!
  (es soll ja weitergehen).
• Zugeständnisse nur überlegt machen! 
  (vorher einplanen, evtl. um Pause bitten). Bei jedem  Zugeständnis ein Zugeständnis der Gegenpartei verlangen (auch wenn es nur marginal ist).
• Bleiben Sie beweglich, vermeiden Sie Festfahren!
  Wenn nötig, Situation analysieren, je nach Sachlage: Ideen suchen, Vertrauen bilden, diplomatisch sein, Beziehung pflegen, Pausen einlegen; Taktieren und Manipulation ansprechen, sich dagegen verwahren.
• Bestehen Sie stets auf konkreten Vereinbarungen und wahren Sie die Form.

Ein Problem vieler Verhandlungssituation ist der Verhandlungsabbruch. Vor allem Deutsche neigen dann dazu, die Beziehung zum Verhandlungspartner zu zerstören, selbst wenn die Verhandlung später weitergeführt wird. Dabei ist es in verfahrenen Situationen durchaus sinnvoll und üblich, eine Auszeit einzulegen.  Fehlende Geduld ist eine Eigenschaft, die vor allem bei Verhandlungen mit ausländischen Partnern schnell zu Problemen führen kann. Im Arabischen Bereich hört man dann z.B.: „Ihr habt die Uhr, wir haben die Zeit".  managementberatung müllerschön