Vorbereitung beim Auswahlprozess zahlt sich aus!

Mitarbeiter sind das Kapital eines Unternehmens. Gute Mitarbeiter bringen dem Unternehmen Erfolg. Besonders in kleinen Firmen müssen sich Chefs auf jeden einzelnen Angestellten verlassen können. Falsche Personalentscheidungen lassen sich nur sehr schwer rückgängig machen und richten unter Umständen in kurzer Zeit einen großen Schaden an. Umso wichtiger ist es, gut vorbereitet und durchdacht an das Thema Bewerberauswahl heran zu gehen – hier werden die Weichen für Ihren weiteren Erfolgskurs gestellt! 

Das Problem: Mittelständler führen ihren Betrieb oft in Personalunion. Sie sind Chef, Personalabteilung, Vertrieb und Marketing in einem. Ihnen mangelt es oft an Zeit oder Praxiserfahrung, um schwache Kandidaten auf Anhieb zu durchschauen. Folgende Punkte gilt es also unbedingt zu beachten: Tipp 1: Auch Unternehmen müssen sich bewerben!

Die Zeiten, in denen Unternehmen sich den besten unter vielen raussuchen sind größtenteils vorbei. Das Unternehmen bewirbt sich heute mit seinem Angebot bei den Bewerbern. Dazu gehört es, mit einem professionellen Auswahlprozess zu punkten.
Umfragen zufolge geben etwa drei Viertel der Befragten an, der Ablauf des Auswahlprozesses würde ihre Entscheidung, für das Unternehmen zu arbeiten, stark beeinflussen. Die meist genannten Punkte, die die Entscheidung der Bewerber positiv beeinflusst sind folgende:

• Zeitnahe Rückmeldung zum Status der Bewerbung
• Interviewer, die sich über den Bewerber informiert haben
• Die Möglichkeit einer Online-Bewerbung

Tipp 2: Was genau wird gesucht?

Was genau sollte der Bewerber mitbringen, um die Stelle erfolgreich zu besetzen? Bei der Entwicklung dieses Anforderungsprofil sollten Sie zwischen „Muss-Kriterien“ und „Nice-to-have“-Kriterien unterscheiden. Das bedeutet allerdings auch: Selbst wenn der Kandidat top wäre, er aber ein Muss-Kriterium nicht erfüllt, ist das das Aus für den Kandidaten.
Vorsicht – klären Sie sorgsam welche „Muss-Kriterien“ wirklich sinnvoll für die zu besetzende Stelle sind. Zu wenig wäre für Sie genauso von Nachteil wie die Suche nach „der Eier legenden Wollmilchsau“.

Definieren Sie auch, mit wem der neue Mitarbeiter wie zusammenarbeiten soll, also mit welchen Abteilungen oder Kunden – und was er dafür an Fähigkeiten mitbringen soll. Das wird oft vernachlässigt. Um herauszufinden, was dabei wichtig ist, können Arbeitgeber zum Beispiel Mitarbeiter aus anderen Abteilungen oder auch Kunden fragen. Anhand dieses Anforderungsprofils wird im nächsten Schritt die Stellenanzeige erstellt und veröffentlicht. Tipp 3: Prüfen Sie Hard Skills vorab! Als Hard Skills bezeichnet man die fachlichen Fähigkeiten die ein Bewerber mitbringt. Diese können gut vorher in einem kurzen Telefongespräch abgeklopft und geprüft werden. Ist das, was der Bewerber erzählt, schlüssig und deckt sich mit dem, was im Lebenslauf steht? Danach kann man besser entscheiden, ob es zu einem persönlichen Gespräch kommen soll. Und es spart wertvolle Zeit und Aufwand – für beide Seiten. Tipp 4: Googeln Sie den Namen! Informationen über berufliche Netzwerke wie XING oder linkedin über den Bewerber zu bekommen, ist üblich und erlaubt. Persönlichkeitsrechte können mit dem Abruf kaum verletzt werden, denn der Bewerber hat diese Informationen öffentlich zur Verfügung gestellt und die Abteilung „Human Resources“ gehört zur adressierten Zielgruppe. Zusätzliche Hinweise auf die Eignung eines Bewerbers können so gewonnen werden. Ist der Bewerber ein anerkannter Fachmann für ein Thema, hat er einen Blog? Gibt es vielleicht Dinge, die aus den Bewerbungsunterlagen nicht hervorgehen aber für Sie als Arbeitgeber interessant sind? Tipp 5: Bereiten Sie kluge Fragen vor! Ein vorbereiteter Fragenkatalog hat mehrere Vorteile. 

Standardisierte, vorbereitete Fragen prüfen gezielt die entsprechenden Kompetenzen ab und erhöhen die Vergleichbarkeit der einzelnen Bewerber.
Ein weiterer Vorteil ist es, dass der Interviewer sich ganz auf das Gespräch mit dem Bewerber einstellen kann, ohne sich gleichzeitig schon wieder die nächste Frage überlegen zu müssen. Wichtig bei Fragen zu Soft Skills: Alle Fragen müssen sich auf die Vergangenheit beziehen! Der Grund: Fragen, die sich auf die Zukunft beziehen („Stellen Sie sich eine bestimmte Situation vor. Was würden Sie da tun?“), produzieren in der Regel sozial erwünschtes Antworten. Sie liefern jedoch keine brauchbaren Informationen über die Persönlichkeit genau dieser Person.
Fragen Sie stattdessen in die Tiefe bzw. nach dem Verhalten des Bewerbers indem Sie konsequent nach Beispielen aus seiner Vergangenheit fragen. „Wie sind Sie dabei vorgegangen? Welchen Anteil hatten Sie an dem Prozess? etc..“ Christina Seitter

Zur Autorin: Christina Seitter arbeitet als Trainerin und Beraterin für die Managementberatung Müllerschön, Starzeln bei Tübingen (www.muellerschoen-beratung.de).