Sinnvolle Werkzeuge für agile & erfolgreiche Zusammenarbeit im Team

Durch die hohe Dynamik und der Komplexität in Betrieben, wird auch das Team immer wieder neuen Belastungsproben ausgesetzt. Das zerrt auch an den emotionalen Beziehungen zwischen den Teammitgliedern selbst und kann schnell zu einer Verschlechterung der Zusammenarbeit und des Vertrauens führen. Für ein Team stellt sich deshalb immer wieder die Frage: Wie schaffen wir es, agil zu bleiben, zu denken und zu handeln?

In der Zwischenzeit ist der Begriff „agil“ fast schon abgegriffen. Aber was versteht man darunter?
Agil heißt, dass ein Team fähig ist, vorausschauend, flexibel und proaktiv zu handeln, um notwendige Veränderungen schnell einführen zu können. Agile Teams und Unternehmen sind kunden- und nutzenorientiert. Sie arbeiten in Netzwerkstrukturen statt linear und hierarchisch. Dabei zeichnet sie eine hohe Transparenz und eine Haltung des Vertrauens aus, sind weitestgehend selbstorganisiert und haben wirksame Feedbackmechanismen.

Um agil zu bleiben oder auch erst zu werden, geht es also um Transparenz, Vertrauen, Kreativität und innovative Grundhaltung. Darüber hinaus werden Entscheidungen dort getroffen wo die Kompetenz liegt und nicht in der Hierarchie. Gleichzeitig gilt es, eine gewisse Art der Stabilität zu fördern. Und dies ist ein permanenter Prozess, der durch „Versuch und Irrtum“ und ein iteratives Vorgehen gekennzeichnet ist. Deshalb empfiehlt es sich nicht alles auf einmal anzupacken, sondern permanent an der Qualität der Zusammenarbeit, meist in kleinen Schritten, zu arbeiten.

Wichtige Grundsätze und Werkzeuge einer agilen und vertrauensvollen Zusammenarbeit

1. Mehr „Stehungen“ - weniger Sitzungen
   Führen Sie täglich eine „Stehung” durch, in der jeder über wichtige Aktivitäten seines Tages berichtet. Außerdem können „einfache Fragen“ oder kleinere Vorfälle geklärt werden. So sorgen Sie für eine hohe Transparenz und es können Synergien besser genutzt werden. Diese „Stehungen“ gehen deshalb schnell, da es jedem schwerfällt, länger als 15 Minuten zu stehen.
2. Das Team entscheidet
   Hierarchien sind langsam und bei vielen Themen und Fragen, nicht wirklich qualifiziert. Deshalb entscheiden Teams innerhalb ihrer Aufgabenbereiche, mindestens aber dann, wenn es um die Art der Zusammenarbeit geht, selbst. Dies kann aber wirksam nur dann funktionieren, wenn die einzelnen Mitarbeiter/innen qualifiziert sind, Commitment und Vertrauensverhältnis vorhanden und die Kontrollen auf ein Minimum reduziert sind.
3. Es wird immer wieder hinterfragt – Es gibt keine Tabuthemen
   Prozesse, Ergebnisse, Qualität der Zusammenarbeit ..., was auch immer, kann immer wieder „laut“ hinterfragt werden. So wird Bewusstsein geschaffen und ein wichtiger Baustein für Kreativität und Innovation gelegt. Darüber hinaus liegt ein wesentliches Entwicklungspotenzial in den gemachten Fehlern. Nur wenn das Fehlermachen grundsätzlich akzeptiert ist, können diese besprochen und neue Lösungen entwickelt werden. Deshalb sollte es regelmäßig, z.B. 14-tägig, einen Agendapunkt oder sogar eine dafür vorgesehene Besprechung geben, in der Fehler angesprochen und hierfür neue Lösungen entwickelt werden. Dadurch wird nicht nur die Arbeitsqualität verbessert, sondern die gegenseitige Offenheit und das Vertrauen nehmen zu und es findet ein permanentes Lernen statt.
4. Konzentrierte Einzelarbeit
   Damit ein Team leistungsfähig wird und die individuellen Qualifikationen genutzt werden können, braucht es Ruhezeiten, in der jeder völlig ungestört arbeiten kann. Dies kann dadurch erreicht werden, in dem Mitarbeiter/innen die Möglichkeit haben, in sog. „Think Tanks“ (abgeschirmte Räume ohne Zugang von eMail oder Telefon) konzentriert alleine arbeiten. Meist wesentlich einfacher ist es, wenn „Ruhezeiten“ eingeführt werden, die dann von jedem einzuhalten sind. Untersuchungen und Beobachtungen zeigen, dass die Teamleistung dadurch massiv verbessert wird.
5. Visualisieren
   Besprechungen leiden oft daran, dass wenig oder gar nichts visualisiert wird. Wir denken aber in Bildern, so dass die Problemlösung oder aber auch die Entwicklung von neuen Ideen oder Lösungen ohne Visualisierung behindert wird.
   In welcher Form diese Visualisierung sattfindet, ob klassisch mit Flipchart, mit Copy- oder Whiteboard, mit einem multimedialen elektronischen Präsentationsboard (so wie es z.B. die Firma Weframe anbietet), oder bei kleinen Besprechungen gar nur mit einem Schreibblock, ist dabei nicht entscheidend. Achten Sie deshalb auf eine intensive Visualisierung.
6. Leistung muss sich lohnen
   Sorgen Sie dafür, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter genügend Anerkennung für ihre Leistung bekommen. Diese ist besonders wirksam, wenn diese aus dem Team selbst kommt. Vergessen Sie deshalb nicht, dass es immer wieder informale Phasen gibt, in denen auch informell Leistung gegenseitig anerkannt werden kann. Hierfür eignen sich (selbstorganisierte) Events, die als Dank der guten Leistung durchgeführt werden.

Tipps

• Sorgen Sie für tägliche „Stehungen“ – keine Sitzungen
• Achten Sie darauf, inwieweit Sie sich immer wieder profilieren müssen und dadurch dem Team die Entscheidungsvollmacht nehmen.
• Lassen Sie Störungen zu! Diese zeigen die Grenzen des eigenen Vorgehens oder auch der Qualifikation.
• Zu einer anspruchsvollen Teamarbeit gehört die konzentrierte Einzelarbeit. Sorgen Sie als Führungskraft dafür, dass dies möglich ist.
• Werden Sie kreativ und visualisieren Sie Fakten, Ergebnisse, Zwischenschritte oder Ideen. Die Leistung wird dadurch steigen.
• Vergessen Sie nicht, dass sich Leistung auch emotional lohnen muss. Arbeit muss Spaß machen und Feiern gehört hier dazu.