Wie gut sind Ihre Personalauswahl-Gespräche?

Ein weitverbreitetes Phänomen ist, dass technische Investitionsentscheidungen professioneller als Personalentscheidungen getroffen werden. 
Dabei lässt sich die Professionalität der Personalauswahlgespräche deutlich verbessern, wenn einige einfache Kriterien beachtet werden.

Köln: Dr. Peter Maier, Inhaber eines mittelständischen Unternehmens, war glücklich. Nach langer Suche hatte er endlich den scheinbar passenden Produktionsleiter gefunden. Doch dann trat 8 Monate später der Neue seine Stelle an und innerhalb der ersten Tage kamen bereits die ersten Zweifel: „Ist er der Richtige?“ Mitarbeiter beschwerten sich über seinen arroganten Umgangston, der Entwicklungsleiter wunderte sich darüber, dass der Neue in Anwesenheit der Mitarbeiter Inhaberentscheidungen in Frage stellt, und sich herablassend über die „Klitsche“ (280 Mitarbeiter) äußert. Drei Monate später war Peter Maier wieder auf der Suche nach einem neuen Produktionsleiter.

Die Zuverlässigkeit der Bewerbereinschätzung lässt sich steigern, wenn einige Kriterien eingehalten werden.

Wichtige Anforderungen an ein qualitativ hochwertiges Interview sind:

1. Klares Anforderungsprofil (fachliche- und Führungs- bzw. Sozialkompetenz)
2. Klarer Leitfaden bzw. Gesprächsstruktur
3. Sorgfältig abgestimmter Fragenkatalog
4. Eindeutige Beobachtungsmerkmale
5. Sequenzielle Prüfung der Anforderungskriterien und Mindestinterviewdauer
6. Zwei Interviewer und als Ergänzung eine Potenzialanalyse

Im Folgenden die Punkte im Detail:

1. Klares Anforderungsprofil (Fachliche- und Führungskompetenz)

Die Qualität der Auswahlentscheidung ist max. so gut, wie das Anforderungsprofil differenziert und realistisch ist. Nur wenn ein klares und differenziertes Anforderungsprofil definiert wird, können im Auswahlprozess die notwendigen Fähigkeiten zuverlässig geprüft werden. Entscheidend ist, dass das Anforderungsprofil konkret auf die zu besetzende Stelle bezogen ist und nicht nur einem Wunschbild bzw. einer „eierlegenden Wollmilchsau“ entspricht.

2. und 3. Klarer Leitfaden bzw. Gesprächsstruktur und Fragenkatalog

Die einfachste Methode zur Verbesserung des Auswahlgespräches ist eine klare Gesprächsstruktur - kombiniert mit einem sorgfältig abgestimmten und diagnostisch sinnvollen Fragenkatalog. Auf Grund der hohen Informationsdichte sind wir im Auswahlgespräch „eigentlich“ überfordert. Wir stoßen schnell an unsere Grenzen und können dann zwischen Beobachtung und Interpretation immer weniger unterscheiden. Das Interview verläuft dann intuitiv und wir können uns kaum noch auf die wirklich relevanten Aussagen und Beobachtungen konzentrieren. Deshalb sollte das Auswahlgespräch, sowie auch der ganze Prozess, strukturiert ablaufen, um sich dadurch selbst zu entlasten und auch um später die Aussagen besser bewerten zu können. Außerdem hilft Ihnen hierbei auch ein vorbereiteter Fragenkatalog, der immer wieder als Grundlage verwendet wird.

4. Eindeutige Beobachtungsmerkmale (Operationalisierung)

Die meisten Fehler werden bei der Beobachtung und damit bei der Bewertung des jeweiligen Verhaltens gemacht. Die Konsequenz daraus ist, dass jedes Anforderungskriterium im Vorfeld „übersetzt“ werden sollte. Die konkrete Frage ist hier: Woran genau kann ich z.B. „Durchsetzungsfähigkeit“ im Interview erkennen? Wie muss sich der Bewerber/in verhalten bzw. welche Aussagen muss jemand machen? Nur wenn dies im Vorfeld definiert ist, können Sie das Verhalten klar zuordnen (Stärke oder Schwäche) und die Bewerber auch besser miteinander vergleichen. Deutlich wird hierbei auch, dass Sie nur dann die entsprechenden Fragen stellen können, wenn Ihnen klar ist, was genau Sie eigentlich beobachten wollen. Deshalb empfehle ich Ihnen, bereits im Vorfeld des Interviews zu den wichtigsten Anforderungskriterien einen sogenannten Beobachtungsbogen (Operationalisierung) zu entwickeln. Hier wird konkretisiert, welches Verhalten niedrig, positiv oder zu intensiv ausgeprägt ist. Im Folgenden sehen Sie einen Auszug solch eines Beobachtungsbogens zum Thema Durchsetzungsfähigkeit: Beobachtbare Verhaltensmerkmale: Durchsetzung Schwache Ausprägung: 

• Kommt schwer zu Wort, lässt sich unterbrechen
• Verhält sich überhöflich und zurückhaltend

Positiver Bereich: 

• Kommt leicht zu Wort
• Bringt Ruhe in die Diskussion

Übersteigerte Ausprägung:

• Verwendet „Killerphrasen“
• Äußert Belehrungen, Bevormundungen

5. Sequenzielle Prüfung der Anforderungskriterien und Mindestinterviewdauer.

Die Aussagefähigkeit über die Kompetenz des Bewerbers wird verbessert, in dem Sie die einzelnen Anforderungskriterien jeweils getrennt und sequenziell „prüfen“. Sie behalten so besser den Überblick und die gegenseitige Beeinflussung der einzelnen Beobachtungen wird weitgehend verhindert. Darüber hinaus sind die meisten Vorstellungsgespräche zu kurz, so dass zwar generelle Eindrücke gewonnen werden, aber keine klare Aussage über die wirkliche Eignung gemacht werden kann.

Interviews brauchen Zeit

Als Faustregel lässt sich sagen, dass Sie zur Überprüfung eines Soft Skills ca. 10 Minuten Zeit benötigen. Hinzu kommt die Zeit zur Überprüfung der fachlichen Kompetenz, zur Vorstellung der Stelle und der Firma und die Zeit für die Fragen der Kandidaten.

6. Zwei Interviewer und als Ergänzung eine Potenzialanalyse

Viele Fehler können Sie durch einen zweiten Interviewer reduzieren. Denn dadurch haben Sie die Möglichkeit, die Rollen zu verteilen, so dass immer eine Person redet bzw. Fragen stellt und die andere nur beobachtet. Abschließend empfehle ich Ihnen, dass Sie immer ein Testverfahren mit durchführen, um dadurch Ihre eigenen Beobachtungen abzusichern und speziell bei Potenzialanalysen auch das vorhandene Entwicklungspotenzial überprüfen können. Darüber hinaus machen Sie Ihr Verfahren auch robuster gegenüber einem AGG Verstoß. Dr. Albrecht Müllerschön, managementberatung müllerschön Sehen Sie hierzu auch das Buch: Bewerber professionell auswählen; Beltz Verlag 2. Auflage